Klient z zagranicy próbował samodzielnie złożyć sprawozdanie finansowe, ale system blokował wysyłkę pliku przez dwa dni. Przyczyna okazała się nieoczywista: dokument pobierał się w niewłaściwym formacie. Zespół Wikielson przejął wysyłkę na siebie, a sprawozdanie zostało wysłane w 10 minut. Klient uniknął poważnej kary za opóźnienie i otrzymał cenną lekcję: czasami ważniejsza od instrukcji jest specjalistka lub specjalista, który dostrzeże ukryty problem.
“W tej sytuacji ważne było nie tylko udzielenie instrukcji, ale dostrzeżenie ukrytego szczegółu technicznego. Klient wizualnie robił wszystko prawidłowo, ale plik wysyłał się w niewłaściwym formacie. Przejęliśmy wysyłkę – i uratowaliśmy firmę przed karą. Współczesny księgowy to także wsparcie IT, ekspert techniczny i psycholog. Zwłaszcza gdy klient panikuje z powodu terminów.”
Spis treści
Problem i wyzwania Klientki
Profil klientki:
Branża
Biznes z regularną sprawozdawczością finansową
Forma prawna
Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) lub osoba prawna
Lokalizacja
Polska
Wyzwania i problemy:
Przy składaniu sprawozdania finansowego zawsze oferujemy klientowi wybór wygodnego formatu pracy:
- Samodzielne złożenie dokumentów według naszej instrukcji.
- Powierzenie wysyłki naszemu specjaliście.
- Przejście całego procesu razem podczas rozmowy wideo z udostępnianiem ekranu.
Jeden z naszych klientów wybrał trzecią opcję – wydawało się, że zadanie będzie proste: skontaktować się, przejść wszystkie kroki i złożyć sprawozdanie razem. Ale tym razem standardowy scenariusz nie zadziałał.
Konkretne problemy:
Błąd techniczny podczas ładowania
System ciągle wyświetlał błąd podczas ładowania dokumentu. Plik nie wysyłał się, mimo że wizualnie wszystkie czynności były wykonywane prawidłowo.
Ograniczenia geograficzne
Ze względu na przebywanie w innym kraju klient miał problemy z dostępem do niektórych polskich serwisów.
Ukryty problem z plikiem
Dokument za każdym razem pobierał się na laptop klienta w niewłaściwym formacie. Na pierwszy rzut oka plik wyglądał poprawnie, więc samodzielne zauważenie błędu było praktycznie niemożliwe.
Ograniczenia czasowe
Klient spędził prawie dwa dni na bezskutecznych próbach, a termin składania sprawozdania nieubłaganie się zbliżał. Nieterminowe wysłanie sprawozdania finansowego groziło poważną karą.
Rozwiązania specjalistów W12 & Wikielson
Nie tylko udzieliliśmy instrukcji – pozostawaliśmy w kontakcie z klientem przez całe dwa dni, krok po kroku sprawdzając każdą hipotezę. Nasz zespół działa tak, że klient nigdy nie zostaje sam z problemem technicznym.
Wykonaliśmy następujące kroki:
Diagnostyka na odległość
Pierwszego dnia sprawdzaliśmy każdy krok klienta, próbowaliśmy ponownie załadować dokument i szukaliśmy przyczyny błędu.Upewniliśmy się, że problem nie leży po stronie działań klienta ani systemu.
Rozwiązanie problemu z dostępem
Drugiego dnia odkryliśmy, że przebywanie w innym kraju blokuje klientowi dostęp do niektórych serwisów. Pomogliśmy skonfigurować VPN i przywrócić dostęp. Klient mógł zalogować się do systemu i potwierdzić niezbędne czynności za pomocą SMS-a.
Odkrycie prawdziwej przyczyny
Plik nadal się nie ładował. To właśnie uważność naszego specjalisty pomogła znaleźć prawdziwą przyczynę: dokument za każdym razem pobierał się na laptop klienta w niewłaściwym formacie. Na pierwszy rzut oka plik wyglądał poprawnie, więc samodzielne zauważenie błędu było trudne.
Podjęcie decyzji i eskalacja
Zrozumieliśmy, że dalsze próby samodzielnego wysyłania pliku przez klienta ryzykują przekroczeniem terminu. Zaproponowaliśmy bezpieczną opcję: przejęcie wysyłki dokumentów na siebie.
Błyskawiczna wysyłka
Klient musiał tylko potwierdzić czynności za pomocą kodów SMS. Po dwóch dniach bezskutecznych prób sprawozdanie zostało przez nas wysłane w 10 minut.
Główne wyniki i liczby
Ramy czasowe:
Samodzielne próby klienta: 2 dni (bezskuteczne).
Czas wysyłki sprawozdania przez nasz zespół: 10 minut.
Wyniki finansowe:
- Kara za opóźnienie – CAŁKOWICIE UNIKNIĘTA. Sprawozdanie wysłane na czas.
- Oszczędność środków, które mogłyby pójść na zapłatę kary (kwota może sięgać tysięcy złotych w zależności od rodzaju sprawozdania).
Korzyści operacyjne:
- Klient nie musiał zagłębiać się w techniczne zawiłości: VPN, formaty plików, ustawienia systemu.
- Biznes kontynuuje działanie bez przestojów i konsekwencji podatkowych.
- Klient zdobył bezcenne doświadczenie: nawet przy idealnej instrukcji może być potrzebna ręka specjalisty.
Osiągnięte cele:
- Sprawozdanie złożone na czas.
- Stres klienta usunięty.
- Udowodniona wartość nie tylko „księgowego”, ale zespołu, który bierze odpowiedzialność za wynik.
Opinia klientki
“Myślałem, że to będzie proste: skontaktujemy się, on mi pokaże, a ja zrobię. Ale przez dwa dni z rzędu próbowałem wysłać plik, a system go nie przyjmował. Próbowaliśmy z zespołem wszystkiego: restartowaliśmy, sprawdzaliśmy, szukaliśmy błędów. Okazało się, że plik pobierał się w jakimś niewłaściwym formacie – na oko nie do odróżnienia. W końcu powiedzieli: «Pozwól, że my sami wyślemy». Wyraziłem zgodę i po 10 minutach wszystko było gotowe! Gdyby nie oni, na pewno przekroczyłbym termin i dostał ogromną karę. Teraz wiem: lepiej od razu powierzyć wysyłkę profesjonalistom. Dziękuję zespołowi Wikielson za cierpliwość i uważność!”
Jesteś w podobnej sytuacji?
Masz trudności ze złożeniem sprawozdania finansowego? System wyświetla błąd, a terminy naciskają? Przebywasz za granicą i nie masz dostępu do polskich serwisów?
Nie trać czasu i nie ryzykuj karami. Wikielson oferuje trzy wygodne formaty współpracy – a gdy trzeba, po prostu przejmujemy wysyłkę na siebie.
Napisz do nas: dobierzemy bezpieczny i wygodny sposób składania sprawozdań dla Twojej firmy.
- Pn-Pt: 08:00 - 17:00
- +48-571-052-184
- Biuro@wikielson.pl
